Rollebeskrivelser

Rollebeskrivelser

Faldt lige over denne artikel, fra Harvard Business Review , hvor forskerne fokuserer på de ledelsesmæssige tiltag, der enten fremmer eller hæmmer medarbejdernes motivation. En rollebeskrivelse er den faktor, der ifølge forskerne, har den største effekt på motivationen blandt medarbejdere. Hvis beskrivelsen er på plads, har du højt motiverede medarbejdere, der forstår mening, mål og succeskriterier. Hvis ikke, ja så har du det modsatte og dermed medarbejdere der er frustrerede og demotiverede.

Jeg møder det faktisk ofte, og derfor valgte jeg at tage emnet op. Det kan være meget små ting, og det kan være meget store ting, der ikke er på plads i beskrivelsen af en funktion, som en medarbejder udfylder. Det kan være, at medarbejderen har fået ansvaret for et nyt område, men der mangler klare retningslinjer for, hvordan det skal udføres. Det kan være en mellemleder eller en koordinator, som skal arbejde på samme vilkår som sine kolleger, men som har et andet ansvar. Det ansvar kan være svært at se i en travl hverdag, og kollegerne kan reagere negativt på koordinatorens adfærd når denne trækker sig fra de daglige opgaver. Hvis ansvaret så ikke er klart formuleret, både overfor koordinatoren, men lige så vigtigt overfor kollegerne, bliver opgaven svær at løse. En Arbejdsmiljø repræsentant, har måske forventninger til hvad en sådan rolle betyder og hvilket ansvar der følger med. Men hvis det ikke er afstemt med ledelsen, og eller ikke er meldt klart ud, så går der meget let tumult i den.

Lav de nødvendige ændringer

Det er ikke kun de nye funktioner der kan skabe ballade. Hvis man har defineret en rolle for 100 år siden, og det da er gået meget godt. Så kan der sagtens være løbet så meget vand i åen, at den rolle ikke er up to date længere og kræver at blive set efter i sømmene. Forandringer er en velkendt årsag til at rollerne kan ændre sig, og derfor har brug for en lille korrigering. Bliver du helt træt? Det behøver du ikke, når du oplever, at din medarbejder ikke præsterer dét der forventes, så bør I tage en snak, helt generelt. Brug denne blog til at skærpe din opmærksomhed på om forventninger og forståelser for rollefordeling og samarbejdet er opdateret.

Tag eventuelt udfordringen op på næste personalemøde, blot en snak om roller i teamet; er alle funktioner stadigt relevante, skal nogle justeres, er der opstået nye behov som ingen har ansvaret for, osv. Den snak er helt klart lettest, hvis rollerne er beskrevet på papir. Hvis ikke, så er dette måske en kærkommen lejlighed. Du bliver sikkert opmærksom på noget du ikke vidste, eller I finder små uklarheder I let kan få styr på. Vær lydhør overfor de problematikker du hører. Det er meget tænkeligt, at du oplever, at du har udtrykt dig tydeligt omkring roller og ansvarsområder, både overfor den enkelte og overfor kollegerne, men hvis der stadig er spørgsmål til rollefordelingen, så må du ikke have gjort det klart nok, eller også er der noget galt i rolleformuleringen. Altså en ommer!

Lad være med at holde fast i ting, som kan ændres til fordel for et bedre arbejdsflow. Hvis dine medarbejdere har behov for, at få andre eller flere stjerner på skuldrene for at kunne løse opgaven optimalt, så gå ind i processen. Hvis de har behov for, at du står op på skamlen, og giver klarhed over hvem der er ansvarlig for hvad, så skal du gøre det. Det er nemlig dit lederansvar.

Forskerne er enige – og det er jeg også

Der findes rigtig meget forskning på området, som er enige om at rolleafklaring er et af de første og vigtigste ting der skal være på plads. Jeg er selv meget inspireret af Michael A. West som bla. beskæftiger sig med teamsammensætninger. Tjek ham ud :) Hvis du skulle få lyst til at gense Trivselspyramiden hvor jeg giver en god (synes jeg selv) forklaring på hvorfor det er så vigtigt, så kan du gøre det her

Det jeg har erfaret igennem årerne er, at vi skal være gode til at tale sammen, så kommer vi faktisk ofte hele paletten rundt, uden at skulle lave tjeklister og læse tykke børger. Ja, det kan virke som en modsigelse, når jeg nu har skrevet linje op og ned om forskning, men sandheden er jo, at vi ofte IKKE er gode nok til at tale sammen, og så kommer nogen i klemme.

Jeg oplever ofte, at blive ansat på en opgave, som har et helt andet sigte end det, vi ender ud med at arbejde med simpelthen fordi, at vi i dialogen med medarbejderne, opdager at der er andre og vigtigere ting der skal være på plads først. Og når de er løst, ja så er vi som oftest også i mål med den først omtalte opgave. Hvordan vi opdager hvad der er vigtigst? – Ved at tale sammen!

God arbejdslyst, og få så kaldt ind til det møde..

– p.s Næste nyhedsmail tager vi et par punkter om hvordan man så får den gode dialog på et møde, og ikke den evindelige brokrunde rundt om bordet.

GejstGruppen